メールを書く際に気をつける事は日本語のそれと同じ

メールを書く際に気をつけなければいけないことは、基本は日本語のそれと同じです。「メールの目的を明白にする」は前の記事で取り上げましたね。 もう一歩考えないといけないのは、上下関係や立場をはっきりさせた英語の文章 (特にこちらがボスに書く場合) を使わないといけないとい言う事です。  メールは、自分が考える以上に冷たく(negative)に受け取られます。少しでも失礼な文章だと、印象が全く悪くなってしまいます。意図せず、上から物を言っているように聞こえると、達成可能な物事も間違いなく滞ってしまいます。 英語で敬語を使うとき覚えておく事  ボスへのメール 1. 間接的に物事•人を述べる。間接的とは、can をcouldは勿論です。そして、「自分/物事を遠くに置く」事です。 2. 決定権があたかも、メールする相手側にあるかのように書く (あれば、もちろんその様に書いて下さい)  部下にあまりにも丁寧なメールを送るのも少しおかしいので、上記の反対をします。 1. 直接的に物事・人を文に入れる。 2. 〜します。〜して下さい。と、(私が決めたので)言い切る さらに、余談ですがボスから書類が要るときは、ご自身で作成して添付して下さい。特に、自身の給料や細かい事務情報に関する書類は、作成してここにサインを頂けますか。という形で出さなければいけません。「これと、これと、これがいるのですけれども。。」と書類をどれだけ間接的に羅列しても、相手からの返事は滞ってしまいます。要は相手が返しやすい内容にすることです。 私がお手伝いさせて頂いた事例のほとんどは、2−3週間返事がこず滞っていたときに、見せに来てくださいました。そして上記の点を改善して、もう一度送ると時差があるにも関わらず、2−3時間で欲しい通りの返事が来ました。メールの内容は留学先のサラリー確保や、学会にお呼びする先生の快いお返事などでした。また、カバーレターも校正させて頂き、アクセプトされました。レターを書く基本は、論文カバーレターを書くときの注意点でもあるということです。 皆様も、是非上記のポイントを実践してみてください。

http://murakiediting.com/letter-to-boss

関連記事

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。