英文メールの書き方①: 目的を考える

メールをする目的
どの様なメールも大まかに3通り(以下a~c)に分けられるかと思います。それら以外は、電話をかけたり、直接会って話したほうが早いかもしれませんね!Skype meetingなどは共同研究者の間では大変頻繁に行われています。時差があるので、早朝や夜遅くなるかもしれませんが、留学希望先の先生との話などは、相手に合わせて時間を設定できれば、好印象です。ちなみに、こちらの朝8時頃だと、アメリカの 時になるので、Skype meetingをその時間に設定しても良いですし、メールをしても返信が同日に来ます。
それでは、大まかに分けたメールをする目的a~cを見てみましょう。
a. お仕事•アクションの依頼する (~して下さい。)
b. 報告をする (〜をご報告させて頂きます。)
c. 許可を求める、意見を求める (私or Aさんが〜しても宜しいですか。)
この3通りの目的があるメール書くときのポイントを三つまとめました。次の⑴、⑵、⑶ポイントを含めればOKです。
ポイント⑴ メールを書く理由
ポイント⑵ 背景

ポイント⑶ 相手に求める返信内容
書く順番は、ポイント⑴、⑵はどちらが先にきても良いと思います。⑵の書き方が慣れていたり、上手だと、⑴は必然的に分かるので、特に⑴を入れる必要もない場合もあります。⑶だけだと、上司へのメールには不十分になるかもしれません。説明不足に陥ってしまいます。⑴と⑵で(あるいは⑵と⑴)で十分な説明をした上で⑶を書くと一連の経緯、そして相手の仕事/役目・立ち位置・生じる責任などがクリアになり、返信が迅速になります。
メールの本文の書き方(メールの書き出し•終わり方は次の記事を参考にして下さい)。
a. お仕事•アクションを依頼する (~して下さい。)
メール例1 推薦状•紹介状を書いて下さい。
⑴ I am writing this email in the hope that you could provide a recommendation letter for me. (2) I have decided to apply for a postdoctoral position in the Jones Laboratory at the Texas University. / I am in the process of seeking a new position in a lab run by Dr. Smith at the University of Paris in the Department of Neurology so that I could continue working on my research topics of neuropathic pain. Dr. Jones has requested me to send a reference letter from a former/current boss/coworker. Having known you personally and worked with you over the last 6 years, I humbly believe you could provide my potential employers information about my work ethics and ability.
(3) Would you be so kind to let me know if this could be done? /I was wondering if you could write me a reference letter.
 
b.〜をご報告させていただきます。報告する
例文1:
⑴ I would like to report you/ share with you our recent progress on our student exchange program./ I would like to make sure we are on the same page about the student exchange program with the University of Chile./ I would like to bring your kind attention to ~ ./ ⑵ Please find attached/attached please find our recent mutual agreement exchanged with the University of Chile, singed by Dr. Hendersen, the graduate school president. I also had an opportunity to talk with Dr. Larson, the head of the graduate studies and he was pleased with/ supportive of our current status.
報告のこの上で良いかの確認を取る場合→Can we continue with this plan?/ Would you please let us know if I can proceed with the current, specified agreements?  →Yes or No
 
c. 私or Aさんが〜してもいいですか。許可を求める
例1 学会に参加しても良いですか。
(1) I am writing to you to ask if I could possible attend a meeting held in Belgium from May 10th to 14th. / I am very interested in attending a conference held in Belgium from May 10th to 14th, with your kind permission. / I was wondering if you could grant my travel to Belgium to attend a conference held in Belgium from May 10th to 14th.
⑵ I would like to present my recent research progress I have shown you at the lab meeting./ As we have published the paper on traumatic brain injury, I believe presenting our results at the conference of clinical neurology would be appropriate.
⑶ Would you be so kind to respond to me by next Monday for I must prepare/submit the abstract by February 10th./ I would much appreciate your response by next Monday. I wait for your response for the abstract submission./ I would much appreciate your prompt response.
ポイント⑶ 許可を求める場合は、Yes or noで答えられる質問をしましょう。意見を求める場合は、I will wait for your feedback.やPlease let me know what you think. Please would you let me know what you find/think? などを使います。
相手の行為に対して私がよく使う単語は、kind、kindlyです。相手の親切への感謝が表れると思います。自分の行為を丁寧に表現したい時は、humblyを使うと良いです。I humbly would like to ask you~ などです。

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