英文メールの書き方②: 出す相手は誰かを考える

メールを書く際に気をつけなければいけないことは、基本は日本語と同じです。「メールの目的を明白にする」は皆さんがおわかりになる事と思います。もう一歩考えないといけないのは、上下関係や立場をはっきりさせた英語の文章(特にこちらがボスに書く場合)を使わないといけないとい言う事です。
メールは、自分が考える以上に冷たく(negative)に受け取られます。少しでも失礼な文章だと、印象が全く悪くなってしまいます。意図せず、上から物を言っているように聞こえると、達成可能な物事も間違いなく滞ってしまいます。
 
英語で敬語を使うときのコツ
上司へのメール
 1. 間接的に物事•人を入れる。間接的とは、can をcouldは勿論です。そして、「自分/物事を遠くに置く」事です。
 2. 決定権があたかも、メールする相手側にあるかのように書く (あれば、もちろんその様に書いて下さい)
 
部下にあまりにも丁寧なメールを送るのも少しおかしいので、上記の反対をします。
1. 直接的に物事・人を文に入れる。
 2. 〜します。〜して下さい。と、(私が決めたので)言い切る
 
事務書類が要るときは、ご自身で作成して添付して下さい。特に、自身の給料や細かい事務情報は、作成してここにサインを頂けますか。という形で出さなければいけません。「これと、これと、これがいるのですけれども。。」と書類をどれだけ間接的に羅列しても、相手からの返事は滞ってしまいます。要は相手が返しやすい内容にすることです。

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