英文メールの書き方③: 間接的•直接的に書く方法を考える

失礼がなく丁寧なメールを書きたいときに覚えておく2点は、
 1. 間接的に物事•人を述べる。間接的とはつまりcan をcouldはにするという事です。そして、「自分/物事を遠くに置く」事です。
 2. 決定権があたかも、メールする相手側にあるかのように書く (あれば、もちろんその様に書いて下さい)    
 
その反対に、こちらが優位な立場に立たないといけない場合は仕事上あるかもしれません。その場合は、
1. 直接的に物事・人を文に入れる。
2. 〜します。〜して下さい。と、(私が決めたので)言い切る
 
では、上記1. と2. をどう書くか例文です。
例1「サインしてフォームを私に月曜日までに送ってください。」
「サインをする」そして「送る」というアクションを依頼したい際に、「サインをする」と「送る」という言葉を間接的に文の中に埋め込めば埋め込むほど、丁寧な言い方になります。段階的に直接的から間接的に見ていきます。 Can you sign the form and send it to me by Monday? 「サインしてフォームを私に月曜日までに送ってください。」部下に対して使うのはOKと思います。 Can you send me the singed form by Monday?  (signという動詞を直接的に「サインして」ではなく、「サインしてあるform」と間接的な言い方にします。 Could you please send me the signed form by Monday? Can or could やwouldの「過去形」を使う事=間接的な表現になります。 Would you be so kind to send me the signed form by Monday? sendとsignの2つの動詞は、もはやyouと直接つながっていません。この様に、youとsend/signを遠くに遠くにもっていく事により、間接話法になります。 I am wondering if you could possibly send me the signed form by Monday. sendがどんどん隠れてきた感じがしませんか。疑問文を書くよりも、肯定文で依頼をした方が間接話法になります。 I would much appreciate if you could/I would be so greatful if you could send me the signed form by Monday.なども使えます。
 
例2「来週休暇を取っても良いですか?」
「来週休暇を取っても良いですか?」と言いたいときは「私」を文の中に隠してしまいましょう。 I want/need to take a day off. 言い切っています。部下の人には良いと思います。後はよろしくという内容で宜しいのではないでしょうか。 Can/could I take a day off next week? 「来週休暇を取っても良いですか?」 I am wondering if I could ask for a day off next week for a family gathering in Miami.  重要なポイントは、あたかも相手に決定権があるように書く事です。ask forで、休暇をお願いする事は可能でしょうか、というニュアンスになります。また、理由を文中に入れる事で、文が長くなり、Iとday off (休暇)が文中に埋もれました。 I would be so I greatful if you could grant me a day off tomorrow for I must attend a family gathering in Miami. マイアミの家族行事に行かなければいけないので、休暇を取る事に承諾いただければ幸いです。くらいのニュアンスです。英文法の話になりますが、この文で使われているforは、〜のためにという使い方です。

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