初めてでも大丈夫! 理系のための英語パワーポイントPowerPoint 作成・発表の基本

PowerPoint英語スライドの作成

スライドは、一貫性を持たせる事が重要です。まず、First and foremost, 以下を決めます。

  • フォント

特に気に入ったもの、指定のものがなければArialかHelveticaを使えば大丈夫です 。注意する点は、日本語フォントのローマ字にならない事です。日本語フォントで、英文を書くと、字と字の間が均一でなくなります。日本文・英文に混じっている際は、一度「すべてセレクト」して、英語フォントに直します(その際、日本語フォントは変わりません)。
良い例: Practice makes perfect. (Ariel)

悪い例: Practice makes perfect.日本語フォント)

  • フォントサイズ

用紙・PC上は10-12 font sizeを使用するのが多いと思います。18以上大きいサイズをPC上で見たら、大変大きいと思うかもしれません。しかし、「大きすぎるかも」くらいが、スクリーンに投影したときにjust right sizeになります。スクリーン・会場の大きさにもよりますが、一般的に36-48 font sizeが適切とされています。

英文は、大文字と小文字 (upper case and lower case characters)を使います。すべて、大文字・小文字は読みにくいので避けて下さい。

良い例: Practice makes perfect.

悪い例: PRACTICE MAKES PERFECT.

  • スライドカラー

文字が見えやすいバックグラウンドとフォントカラーを選ぶのが鉄則です。黒やダークグリーンのバック(黒板のような)に白色・薄い色のフォントを使うとよいです。

逆に、バックグラウンドが白・薄い色の場合、文字はパステルカラーではなく、色の濃い飽和色を使います。

使用しない方がよいのは、緑と赤の組み合わせでしょうか。

良い例: Practice makes perfect.

悪い例: Practice makes perfect.

—まとめ―

  • Font size: use 36-48
  • Font style: use e.g. Arial or Helvetica
  • Font color: use an effective contrast between text and background colors

 

  1. 発表スライド内容の作成基本

以下の点を考えながら、コンテンツを作成します。

  • 発表タイプ: ミーティング、セミナー、講義、議論形式のくだけた会合、等
  • 聴衆: 専門家、一般の人、海外の人、異分野の研究者、学生、人数は?
  • 時間: 長い方が自由に話せるし、flexibilityもある。短い場合は、的確に。
  • 目的: 達する目的、カバーするコンテンツ、期待値は?

この4つを考える事によって、発表のa take-home messageが決まります。

この発表で言いたい事・伝えたい事ひとつ the take-home-messageが決まったら、それを、発表中に3回繰り返します。

冒頭: この研究で発見した事XYZ。In our present study, we found XYZ.

中盤: どの様な実験・方法を使ってこの発見に至ったか。I am going to show you how we found/quantified/detected/visualized/revealed XYZ.

終盤: 発見したXYZの意義、XYZからみいだせる結論。 Why is finding/knowing XYZ important or significant (for whom)?

一般的に、発表スライドは、以下の順番で成り立ちます。上記の3つの箇所を意識しながら、作成します。

  • Background/Introduction
    背景: What is known, what is unknown
  • Study purpose/study hypothesis
    目的・仮説なぜ、この実験をしたか。予備データがあった?
  • Methods
    The outcome measures, 使った統計、正当性・妥当性は?
  • Discussion and conclusion
    考察・結論はデータにサポート直接されたものか、結論の正当性・妥当性が分かりやすいように
  • Acknowledgement
    感謝を表する(acknowledgeする) 共同研究者の写真をフルネームと掲載すると好印象で発表が終るのではないでしょうか。前のスライドとのつながりは自然になるよう、何回も修正を加えます。

また、スライド自体が分かりにくくなるのをふせぐコツは、以下です。

  • 一スライドに6行以上使わない
  • 一行に8英文字以上使わない
  • 文字ばかりのスライドを連続させない
  • 一スライドにかける時間は44-60秒、従って10分くらいの発表には10-13スライドで充分です。
  • 理系プレゼンテーションの場合、1分100英単語進むくらいが理想です。大切の事は必ずリピートします。
  • 専門用語は極力使わない。
  • 聴衆が知らない言葉は必ず、まず説明する。(以外と難しい)
  • 基本、説明しない事は載せない。

勿論、Don’t run over the length! もし、割当時間内の発表では不十分な時は、 ハンドアウトを事前に作成して配布するのも良いです。

スライドをハンドアウトにして印刷する時は、[プリント]➡[レイアウト]でスライドを4枚・6枚・右側ノート等を選択すれば、資料として使用しやすくなります。

  1. 発表時の基本

良い発表をするのは、思った以上に難しい事です。元々発表には、PowerPointはなかった訳ですから、今はスライドに頼りすぎている所があるのかもしれません。下を向いて原稿を読まず、「話す」のが大変大切です。
上達には場数を踏む事、分野外での練習でしょうか。以下、ポイントをまとめてみました。

  • 上段に立ってから(発表者紹介が終ってから)、数秒おいてから話し始める。
  • 大きい声(聞こえる適切な音量)で話す。
  • ゆっくり話す。
  • 話すトーンとスピードはvariationがないと、monotoneになって、眠りを誘います。
  • 聴衆を見て(目を合わせて)、話しかける様にプレゼンする。聴衆にお尻をむけない、下を向かないは基本です。コツは、足先を聴衆に向ける事です。普段、話す人に対して後ろ向きで話しますでしょうか。
  • 両手を自分の両胸・両肩のあたりで保つと、聴衆の視線を顔辺りに惹きつけられます。
  • ポインターは極力使わない。「ここを見て下さい」と示すものなので、使わなくても良いくらいに、スライド自体の質を上げておく。スクリーンの近くにいたら、自分の手で示すほうが、レイザーより分かりやすい時もあります。ポインターで、手の震えが伝わり、聴衆の不安度が上がる場合もあります。
  • 発表時の咳払いはあまりよくありません。マイクで咳はしないのが得策です。咳をしてしまった場合、‘Excuse me’と言います。

補足

ビデオ挿入

的を得たビデオは効果的なビジュアルエイドです。事前に、ファイルが発表するPC上に保存されていて開くかどうか、パワーポイント上では動画が開始されるか確かめておく必要があります。うまく行った場合は、聴衆の記憶にも残るし、好印象です。

グラフ・図の説明
説明時に、Y axis, X axisが何を示すのか・単位は何かを忘れないのが大切です。

謝辞スライドには、感謝を表する(acknowledgeする) 共同研究者の写真をフルネームと掲載すると好印象で発表が終るのではないでしょうか。

  1. 質疑応答時

質疑応答は、スライド発表そのものよりも難しいところがあります。予測しない質問もでるかもしれないからです。避けたいシチュエーションとどう避けるかをまとめました。

  • 質問者の声が小さいので、周りに聞こえず、一対一の話に陥ってしまう場合。
  • 策➡ 再度、聴衆全体に向かって質問の内容を言いましょう。(S)he (知っている人だったら Smithなど名前で) is asking ~など。上手にリフレーズできたら、なお良いです。
  • 英語の質問の意味が、理解できない場合。
    策➡ Do you mean~?, are you asking~?, is ~what you are asking? と再度聞くしかないです。
  • 英語の質問の意味が、理解できないのに、答えてしまうが、それに気づかない場合。
    策➡ Did I answer your question? と聞きます。

スライド発表中の質問も歓迎する (welcome) と冒頭で伝えておくのも良いです。‘Please interrupt me during the talk when you have a question.’や‘I’d rather you interrupt me with a question than loose you during my talk.’と言っておきましょう。 発表時に、意味をclarifyする的確な質問がでると、発表自体も分かりやすくなります。その時点で解決しないと、続く内容が分からなくなり、時間がもったいないです。良い質問が出たときは ‘Thank you for your question.’と言うのを忘れないのが大切です。

  1. 最後に

自分の話しに聴衆は時間を割いてくれる訳ですから、聴衆の知りたい事を提供するのが大切です。また、こちらから質問を投げかける等interactiveにする事が重要です。聴衆を楽しませるという心持ちは伝わるのではないでしょうか。 Overall, enjoy the presentation!

 

 

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